İnsan Kaynaklarında Yeni Oyun Kurucu: HRIS

İnsan kaynakları yönetimi, uzun yıllar boyunca belirli kalıplar içerisinde büyük ölçüde manuel süreçlerle yürütüldü. İşe alım sürecinde adayların CV'leri arasında kaybolmak, Excel tablolarında performans değerlendirmesi yapmak, çalışan bilgilerini fiziksel klasörlerde saklamak gibi uygulamalar bir dönem için yeterliydi belki ancak günümüzün hızla dijitalleşen iş dünyasında bu geleneksel yöntemler hız ve esneklik bakımından yetersiz kalmaktadır. Rekabetin arttığı, çalışan beklentilerinin hızla değiştiği bir ortamda bu yöntemlerle sürdürülebilirlik sağlamak neredeyse imkânsız hale geldi.

Özellikle COVID-19 pandemisi ile birlikte, geleneksel insan kaynakları sistemlerinin kırılgan ve değişime karşı dirençli yapısı somut biçimde görünür hâle gelmiştir. Pandemi döneminde kurumların büyük çoğunluğu uzaktan çalışmaya, hızlı işe alım veya işten çıkarma kararlarına ve dijital takibe hazır olmadıkları için ciddi zorluklar yaşamıştır. Nitekim Endonezya’da 2020 Nisan–Temmuz döneminde serbest çalışanların oranı %28’e, iş kaybı yaşayan çalışanların oranı ise %23’e ulaşmıştır. Bu veriler, yalnızca ekonomik belirsizlikleri değil, aynı zamanda esnek ve dijital temelli İK sistemlerinin eksikliğinin iş gücü yapısını nasıl savunmasız bıraktığını da gözler önüne sermektedir. Uzaktan ve hibrit çalışma modellerinin hızla benimsenmesi, çalışanların mekândan bağımsız çalışma beklentileri ve artan dijitalleşme ihtiyacı İK süreçlerini dönüştürmeye zorladı. Bu dönüşümün merkezinde ise dijital insan kaynakları çözümleri yani Human Resource Information Systems (HRIS) yer aldı. HRIS artık bir tercih değil, kurumlar için stratejik bir zorunluluk haline geldi. 

 2024 yılında yayımlanan bir akademik çalışmada¹ Endonezya merkezli PT. GSI şirketinin HRIS'e geçiş süreci incelenmiştir. Bu geçiş sonrası çalışan performansında %22,5 artış sağlanmış, çalışanların %82’si süreçlerin kolaylaştığını belirtmiş ve iş tatmini seviyelerinde %18’lik bir artış kaydedilmiştir. Nicel artışların yanı sıra yapılan istatistiksel analizler, HRIS kullanımının çalışan inovasyonu (β = 0.368, p <0.001) ve iş tatmini (β = 0.276, p = 0.015) üzerinde de anlamlı düzeyde pozitif etkiler yarattığını ortaya koymuştur. Yani dijital İK sistemleri yalnızca süreçleri iyileştirmekle kalmıyor; çalışan bağlılığını, mutluluğunu ve genel verimliliği de artırıyor.

 Geleneksel yöntemlerin etkisiz kaldığı başka alanlar da bulunuyor. 449 şirketin katıldığı kapsamlı bir araştırmaya göre², dijital dönüşümü erken benimseyen firmaların %35 oranında daha düşük çalışan devir oranına ve %28 daha yüksek organizasyonel performansa sahip olduğu, ayrıca yöneticilerin %76’sının dijital sistemlerin karar alma süreçlerini hızlandırdığını belirttiği görülmüştür. Ne yazık ki hâlâ pek çok işletme sadece kâğıt üstünde var olan bir İK sistemiyle faaliyet göstermenin yeterli olduğunu düşünüyor³. Oysa modern dijital sistemler sayesinde entegrasyon, analiz kapasitesi, gerçek zamanlı veri erişimi gibi avantajlar artık sadece büyük şirketlerin değil, her ölçekte işletmenin erişebileceği temel araçlar haline gelmiş durumda.

 Bosiyun adlı teknoloji şirketi, dijital dönüşüm sürecinde oldukça çarpıcı veriler ortaya koymuştur[4] . Şirket çalışanlarının %85’i, dijital sistemlerin İK süreçlerinde belirgin bir verimlilik sağladığını ifade ederken; %70’i işe alım süreçlerinin hızlandığını, %65’i ise genel çalışan memnuniyetinin arttığını belirtmiştir. Bu sonuçlar, otomasyonun yalnızca operasyonel yükü azaltmakla kalmayıp İK ekiplerini daha stratejik roller üstlenmeye teşvik ettiğini gösteriyor.

 Dijital dönüşüm yalnızca teknolojik bir yatırım değil, aynı zamanda kültürel bir değişim sürecidir. HRIS sistemlerine geçişte karşılaşılan en yaygın zorluklardan biri, çalışanların yeni sistemlere adaptasyon sürecidir. Bu nedenle üst yönetimin aktif desteği, kullanıcı eğitimi ve açık iletişim kritik başarı faktörleridir.

 HRIS; kurumlara daha hızlı, şeffaf, ölçülebilir ve çalışan odaklı bir insan kaynakları yönetimi sunuyor. Performans takibi, işe alım süreçleri, eğitim planlaması ve çalışan geri bildirimleri gibi pek çok alanda dijitalleşme hem yöneticiler hem de çalışanlar için yeni bir deneyim standardı oluşturuyor. Artık İK departmanları yalnızca destek birimi değil, şirket stratejisinin ayrılmaz bir parçası konumundadır. Bu stratejik rolü güçlendirmek için dijital altyapının sağlam temellere oturtulması şart. Geleneksel yöntemlerle geleceğe ilerlemek mümkün değil. Dijitalleşen iş dünyasında İK fonksiyonları, veriye dayalı sistemlerle donatılmış stratejik bir role evrilmektedir. HRIS, sadece bir yazılım değil, kurumların insan odaklı rekabet avantajını güçlendiren temel bir altyapıdır. Gelecekte başarılı olacak kurumlar, insan kaynağını yöneten değil, yönlendiren sistemleri inşa edenler olacaktır.

¹ Febri Yona & Yohana Cahya F. Palupi Meilani (2024). The Impact of The HRIS Usage in Human Resource Management Practice, Employee Innovation, and Job Satisfaction to Increase Employee Performance.

² Zavyalova E., Sokolov D., Kucherov D., Lisovskaya A. (2022). The Digitalization of Human Resource Management: Present and Future.

³ Brown, L., & Taylor, M. (2020). Digital Transformation in Human Resources: Evidence from HRIS Adoption in Global Firms.

4 Dr. B. Venkateswara Prasad et al. (2024). The Impact of Technology on Human Resource Management: Trends and Challenges.